Automatisation du suivi du temps de travail

Présentation

Système automatisé de suivi du temps de travail, remplaçant un suivi Excel manuel pour 25 salariés au forfait jours.

• Outils : Google Forms, Google Sheets, N8N self-hosted, Looker Studio
• IA utilisée : Non
• Durée : 4 jours
• Livré : Janvier 2026

Le système garantit la conformité légale (repos 11h quotidien, 35h hebdomadaire), automatise l’intégralité des rappels et relances, centralise la visibilité RH en temps réel. Coût d’exploitation : zéro.

Fonctionnalités clés

Saisie automatisée

Formulaire Google Forms accessible mobile et desktop. Chaque salarié remplit ses jours en quelques minutes par mois. Les données sont centralisées automatiquement dans Google Sheets avec calculs dynamiques des soldes CP/RTT.

Alertes et conformité légale

Notification automatique au manager si un salarié ne respecte pas les 11h de repos quotidien ou les 35h hebdomadaires. Rappels envoyés le 1er du mois. Relance automatique au 6e jour pour les retardataires. Alertes si un salarié accumule trop de congés non pris.

Dashboard RH centralisé

Vue d’ensemble de tous les soldes de congés, graphiques visuels, tableaux de conformité. Le service RH n’a plus rien à saisir ni à calculer.

Architecture et flux

Entrée : le salarié remplit un Google Forms

Traitement : Google Sheets calcule automatiquement les soldes. N8N surveille les entrées en continu via 4 workflows sur VPS.

Sortie : emails de conformité aux managers, rappels et relances aux salariés, alertes soldes, dashboard Looker Studio temps réel.

Processus de développement

1. Analyse : étude des fichiers Excel existants, structuration Google Sheets, création des formules de calcul
2. Formulaires : conception du Google Forms, configuration OAuth2 via Google Cloud Console
3. Automatisation : 4 workflows N8N (conformité, rappels mensuels, relances retardataires, alertes soldes)
4. Livraison : dashboard Looker Studio, guide de prise en main, transfert de propriété au client

Stack technique

100% Google + N8N auto-hébergé. Hébergement européen pour la sécurité des données RH.

• Google Forms (saisie)
• Google Sheets (base de données + calculs)
• N8N self-hosted sur VPS (automatisations)
• Looker Studio (dashboard)
• Google Cloud Console (OAuth2 / API)

Résultats

• Système opérationnel pour 25 salariés avec 4 automatisations actives
• Conformité légale surveillée automatiquement
• Zéro saisie manuelle côté RH
• Dashboard temps réel pour la direction
• Coût d’exploitation nul
• Guide de livraison complet fourni

Aperçus du projet

Dashboard Looker Studio

Le service RH accède à un tableau de bord en temps réel avec les soldes de congés payés et RTT de chaque salarié, ainsi qu’un suivi de conformité légale (repos quotidien de 11h, repos hebdomadaire de 35h). Plus besoin de croiser des fichiers Excel : tout est centralisé et mis à jour automatiquement.

Workflows N8N

Quatre workflows N8N tournent en arrière-plan sur un VPS dédié. Voici un exemple : un déclencheur programmé lit les données salariés dans Google Sheets, compare les réponses du mois en cours et envoie un email automatique via Gmail.

Les trois automatisations principales intégrées au projet :

• Alerte de conformité : dès qu’un salarié ne respecte pas les temps de repos réglementaires (11h quotidien ou 35h hebdomadaire), un email est envoyé directement au service RH.
• Rapport mensuel le 5 du mois : un récapitulatif est envoyé à la RH avec la liste des salariés qui ont répondu au formulaire du mois précédent et ceux qui ne l’ont pas encore fait.
• Rappel automatique le 6 du mois : les salariés qui n’ont pas rempli leur formulaire entre le 1er et le 5 reçoivent un email de relance pour leur rappeler de compléter leur déclaration.